ビジネスマナーの基本

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9. ビジネスメールの正しい書き方

メールは便利なツールですが、その分気を付けたいこともあります。マナー違反なメールになっていないか、今一度見直しておきましょう。

宛名の書き方

宛名は、「社名・部署名・●●様」と書くのが正式です。
どの人に宛ててメールを送るのか、明確にわかるように、メールの冒頭には必ず宛名を書きます。

中には担当者の名字だけを書く、または、社名と名字のみを書いて送信する人もいますが、先方の社名はもちろん、部署名と氏名、そして課長な部長、課長代理などの肩書きがあれば肩書きまで明記するのが、ビジネスメールの基本です。

部署の名前が長いと面倒に思うかもしれませんが、手を抜いてはいけません。ただし、すべて正式に書くのは最初のメールを送信する時だけでも構いません。2回目以降にメールを送る場合は、省略しても良いでしょう。

相手によっては、部署名が1つだけではなく2、3と複数になる場合もあります。部署名が多い場合は、行数が長くなる場合も…。できるだけ短く簡潔にしたほうが、読みやすくなることもあるので、臨機応変に対応しましょう。

件名の書き方

ビジネスメールの件名は、「社名・送信者名を書く」「わかりやすい件名にする」という2点が大切。
メールを受信した人が、件名を見てどこの誰から送信されてきたのか、何について書かれているのか、すぐに把握できるようにするのが基本です。

相手に急いで確認してほしい場合、またはすぐに返信がほしい場合、極めて重要性が高い内容の場合は、件名の冒頭部分に【至急】【緊急】【重要】とつけると良いでしょう。

一方で避けたいのは「明日の件についてご連絡です」「ご確認をお願いいたします」「お知らせ」「ご相談です」といった抽象的な件名。
一見問題がないように感じられますが、内容は何なのか、何を確認をしてほしいのか、何を知らせようとしているのか、何の相談があるのか、わかりづらいのでNGです。

「明日の●●●の件についてご連絡です」「●●●についてご確認をお願いいたします」といった形にまとめるとわかりやすくなります。または、【】を用いて「【お知らせ】●●●について」のような件名の書き方でも良いですね。

件名は長すぎてもわかりづらくなりますので、常に相手の立場で簡潔・明瞭にわかりやすくまとめることを心がけましょう。

挨拶文の書き方

ビジネスメールでの挨拶文は「かしこまりすぎず、相手に失礼にならない範囲で簡潔に」がベスト。

手紙やはがきを送る場合は、時候の挨拶を入れることもあれば、送り先が企業であれば、「時下ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。」といった文章が冒頭につくと思いますが、メールを送るたびにこのような文章を入れる必要はありません。

メールでは時候の挨拶を省略しても構いませんが、いきなり本題に入るのも相手に対してあまり良い印象がありません。本題に入る前に「いつもお世話になっております」と一言書き添え、その後に自分の名前を書くのが一般的です。

また、初めてメールをする相手には「初めてメールをお送りいたします」「突然のメールで失礼いたします」といった言葉を添えると好印象。電話の後でメールを送信する場合は「先ほどは電話で失礼いたしました」の一言を。メールでの連絡が久しぶりであれば、「ご無沙汰しております」と一言添えると良いですね。

文字数や改行・行間について

メールの文字数や改行・行間は、読みやすさを重視しましょう。それが相手への配慮です。

メール本文の切れがよい部分で1~2段改行をしてスペースを入れると、とても読みやすくなります。メール本文に重要な事項があれば、箇条書きにするとその部分に注目するようになるので、わかりやすいですね。

メール本文の最初から最後まで改行をしないメールは、読みづらいメールの代表格。内容を把握しづらくなりますし、メールを読む気も失せてしまうので、絶対にやめましょう。

【文字数や改行・行間のポイント】

・メール本文は、だらだらと長くならないように、3~5行ごとに1~2行あける。
・一文あたり30文字程度で改行すること。
・要旨をまとめる場合は、箇条書きにして3~5つ程度にするのが理想的。
※それ以上になる場合や、本文が長くなる場合は、別に文書を作成して添付ファイルとして送信を。

結びの挨拶の書き方

結びの挨拶を丁寧に書くことで、相手に良い印象を与えることができます。

「終わり良ければすべて良し」という言葉があるように、ビジネスメール本文の結びの挨拶の言葉は、より丁寧な書き方を心がけておくと相手にとって好印象ですね。
メール本文をわかりやすく上手くまとめているのに、メールの最後がそっけない感じになるとイメージダウン。

「読んで下さってありがとうございます」「今後とも引き続きよろしくお願いいたします」という思いを込めて、最後はへりくだった表現で締めると良いでしょう。
例えば「恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願い申し上げます」「ご不明な点がございましたら、お問い合わせ下さい」「まずは受取りの確認とお礼まで」といった表現の仕方があります。その時の状況によって、臨機応変に言葉を添えても良いでしょう。

署名の書き方

ビジネスメールでは、必ず署名を入れるのが常識です。
ビジネスの相手がメールを見て、電話やFAXなどで連絡する場合に、署名がついていれば、スピーディーな対応が可能です。

会社名・部署名・会社の住所・会社の電話番号・FAX番号・メールアドレスなどをまとめた署名を作成すること。

社内にいる時間が少ない営業社員や、携帯電話での連絡が必要な場合は、署名に携帯電話番号を書き入れておくと「携帯電話に連絡をしていただいて構いません」という合図にもなります。

【署名の例】

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株式会社●●●●●
営業部 山田太郎
〒XXX-XXXX 東京都●●区●●X-X、●●ビル3階
TEL XX-XXXX-XXXX FAX XX-XXXX-XXXX
E-mail XXXXXXXXXXX@XXXX.co.jp
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