ビジネスマナーの基本

5.ホウ・レン・ソウを実行する

ホウ・レン・ソウとは

ホウ・レン・ソウ(報告、連絡、相談)は、仕事を円滑に進める上でとても重要です。ホウ・レン・ソウによってコミュニケーションをはかる事も可能です。忙しそうにしているからと、後回しにするよりは、積極的に「○○の件で相談があります。お時間割いていただけますでしょうか。」と相談を持ちかけてください。

報告

進捗状況、誤りに気づいた時、終了

連絡

勤怠の連絡、社内行事など

相談

問題点・疑問点、判断を仰ぐ、仕事上の悩みなど

報告の仕方

結果を優先

まず、結果を報告し、伝えなければいけない事項を簡潔に伝えます。

聞かれる前に

上司に確認される前に、1日の終わりやスケジュールの半ばなどで進捗状況を報告しておくと、安心して仕事を任せられるという印象を持って貰えます。

悪い報告

思わしくない結果こそ、報告を怠ってはいけません。話しづらいからと時間をおけばおくほど事態は思わしくない方向に向かいますので、早いうちに正直な状況を報告してください。


報告書のまとめ方

1.報告する相手いつの時点での報告なのか、からの報告なのか、に対しての報告なのかといった事を明記します。

2.結果について簡潔に記載します。

3.結果について理由を記載します。

4.結果についての見解今後の見通しについて記載します。

連絡の取り方

情報の共有

複数名が携わる仕事の場合、新しい情報や変更事項については迅速に情報を共有する必要があります。

あいまいな情報を伝えない

知りえた情報は、ありのままを連絡する様に心がけてください。個人の解釈や意見が加わると、正しい情報ではなくなってしまう可能性があります。また、連絡は、内容について自分が理解した上で行なってください。

複数名への連絡

複数名に連絡をするには、同時に複数名に連絡する場合(左図)と、順番に複数名に連絡する場合(右図)があります。

1人への連絡

1人に連絡する場合は、伝えた相手で完結する場合と、伝えた相手が更に連絡する場合があります。

連絡に用いるツールと、ツール毎のメリットとデメリットを下記の図にまとめています。連絡用のツールとしては、一人に連絡をする場合でも、複数名に連絡をする場合でも、メールは便利なツールです。

相談の仕方

迷いが生じたら相談する

新入社員は、経験が少ないので判断に迷ってしまう事が多いと思います。自己判断が大きなミスに繋がる可能性がありますので、迷った際は、必ず相談してください。

相談してはいけない事もあります

ミーティングなどで話し合い、結論が出ている事については、相談する必要はありません。決定事項に従う事が基本です。

相談結果についての報告をする

相談に応じてもらった場合は、相談結果についての結果報告をする事を心がけてください。また、お礼も忘れずに伝えてください。

簡潔な相談を心がける

問題点・疑問点を整理した上で、相談を持ちかけてください。上司に無駄な時間をつかってしまったという印象を与えないように心がけてください。

自分なりの考えも必要です

疑問点については、自分なりの考えをまとめた上で、相談を持ちかけるよう、心がけてください。

タイミングを計る

上司のスケジュールなどを確認した上で、相談を持ちかけるのは、時間の余裕がありそうな時を見計らってください

協力依頼についての相談

スケジュールを守れそうにない場合は、予め協力依頼の相談をする事をお奨めします。

協力依頼の時期

作業量的に締め切りに間に合わない。他の仕事の依頼を受けた。などの理由でスケジュールを守る事が難しいと判断した時

協力依頼する相手

気心がしれているからといって、直接、同僚に依頼してはいけません。スケジューリングや人員配置は上司の役割ですので、指示に従ってください。

協力依頼時の対応

仕事内容、期限、進捗状況などを正確に伝える必要があります。

仕事終了後

仕事終了後には、必ずお礼の言葉を伝える事を心がけてください。
 

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