ビジネスマナーの基本

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6.ミーティングに参加する

ミーティングは、今後の戦略を決めたり、情報共有をしたりする重要な場です。参加を求められた場合は、ミーティングの目的を把握した上で自分の考えをまとめておく事をお奨めします。
近頃では、テレビ電話、電子メール、インターネットなどを利用した遠隔地とのミーティングを行なわれる様になっており、効率よく時間を使う為に役立っています。

◆ミーティングの意義

ミーティングは、部内外や社外のメンバーが集まり、意見交換をする大切な場です。新入社員は、最初の内は、議論の内容を把握する事が難しいかもしれませんので、まずは、意見を述べている方の顔を見て、話を聞く姿勢をみせてください。議論を聞く中で疑問を感じた際は、積極的に質問をして下さい。

ミーティングの流れ

ミーティングは、下図に示された様な流れで進行される場合が多いです。また、参加者、テーマなどは、ミーティングによって異なります。

【ミーティングの席次】

ミーティングでの席次は下図を参考にしてください。

◆ミーティングの設営

開催される日程と場所を確認し、社外での開催であれば参加者に地図を配布します。当日に向けて必要な機材(プロジェクタ、ホワイトボードなど)の手配、プログラムの作成、議事録作成者の指名などを行ないます。当日は、設営が必要であれば時間までに行ないます。

【開催に必要なもの(例)】

◆ミーティングの準備

1.テーマを把握して備える

参加を求められたという事は、役割を与えられたという事です。ミーティングのテーマを理解し、事前に出来る下調べを済ませておく必要があります。

2.過去の議事録を参考にする

同じテーマについて開催された過去のミーティングの議事録を閲覧し、進捗状況を把握しておく必要があります。

3.自分の意見・質問をまとめる

自分の意見や質問は、メモしておく事をお奨めします。また、発言は議事録として記録に残りますので、責任をもった発言を心がけてください。

◆ミーティング参加時の心得

自覚を持つ

ミーティング開始の5分前までには着席しておく事を心がけてください。議事を進行する方、参加者の話にしっかりと耳を傾けて理解するよう努めてください。ミーティングに関係の無い作業を持ち込むなどはもってのほかです。

積極的な行動をとる

発言中の方の目を見て話を聞いたり、あいづちを打ったり、メモをとるなどの行動で積極性をアピールする事をお奨めします。

意見を求められたら

はっきりとした声で、まず、結論から簡潔に述べる事を心がけてください。うまく考えがまとめられない時は、正直にその旨を告げてください。

譲歩する事も大切です

明確に自分の意見を発言する事も重要ですが、自分の意見に反する意見にも耳を傾ける姿勢は、それ以上に重要です。

議事進行を妨げない

発言は、議事進行者の許可を得てから行ないます。挙手をして指名された後に発言してください。

◆ミーティングの注意点

時間を守る

遅刻、中座は嫌がられます。他の予定と被らないような時間管理をしてください。やむをえない場合は、事前に許可を貰ってください。

発言をさえぎる

参加者の発言は最後まで聞いてください。個人攻撃などはもってのほかです。ミーティングの意義は、複数名と意見交換をする事ですので、参加者の意見に耳を傾ける姿勢が重要です。

意見がない

参加者としての資格に疑問をもたれます。事前準備を怠らないでください。

居眠り

退席を命じられる場合があります。また、目を開じるという行為も誤解をまねきます。

◆議事録の作り方

新入社員は、議事録の作成を求められる事も多いと思います。下図を参考にしてください。

<1ページ目>

タイトル。何についての議題かを入れる

日付、場所、出席者と欠席者の順に入れる

会議の流れ(プログラム)を簡潔に書く

<2ページ目>

③で書いた項目の詳細。開会、休憩、再開の時間を書きます。

発言者の氏名とその発言内容を入れる

最後に議事録を作成した日付、議事録作成者の氏名を明記

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