ビジネスマナーの基本

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2.ビジネス文章を作成する際のポイント

読み手の立場になってみると、ダラダラ長く続く文書を読むのは、非常に苦痛だということが分かると思います。ですので、文書をパッと見ただけで要点がすぐに分かるような簡潔な文書を心がけるようにしましょう。 

ビジネスの世界では、読みやすい文書が求められることから、余白であったり箇条書きなど、視覚的な工夫というのも必要になってきます。相手に自分が何を言いたいかを伝えるには、1つの文書に1件の事柄を書くようにしなければなりません。複数の内容を1つの文書に書いてしまうと、相手が文書の内容を理解して判断をするのに時間がかかってしまい、結局仕事が遅れることになってしまいます。人によって考え方は違いますので、文書を書く際は、第三者が読んでも分かるような言葉や表現を使うようにしましょう。以下に、ビジネス文書を作成する際におさえておくべきポイントをご紹介します。ビジネス文書を作成する際は、参考にして頂ければと思います。

【ポイント1】短い文書で端的にまとめる

文字量が多い文書は、パッと見ただけで読み手側の気力を失わせることになります。相手が読んでみようとおもう気持ちにさせるには、文書を短くまとめてあげる必要があるのです。複数の内容を1つの文書で伝えなければならない場合は、最初の部分に要約を付けるようにしましょう。
読み手側のことを考えるのであれば、1つの分につき伝えたい内容は1つにしておくようにしましょう。文章の構成としては、7~8行までを1まとめとして、それ以上続く場合は、一旦改行をして段落を区切るようにします。特に頭に入れておいて欲しいことや、複数の内容を伝える場合は、箇条書きで分かりやすくまとめるのが好ましいです。

【ポイント2】起承転結で話をまとめる

ごく一般的な文章は、起承転結で話に強弱を付けます。ビジネス文書でも起承転結で文をまとめるのですが、一般的な文章の起承転結とは意味合いが変わってくるのです。

文書で伝えたいことつまり結論を書くようにして、前置きは頭語と前文のみ書くようにする。
承:結論を導き出すことになった理由、裏付けの説明を行ないます。
転:自分が進めたい内容へと導くために、問題提起を行なう。
結:結果から出る所見や対策、相手に対する要望をまとめます。

ビジネス文書では、「起」の部分は結論になります。要点を分かりやすくまとめて、最終的に自分の意見や提案を入れるといった書き方を行なうのがベストです。

【ポイント3】5W2Hで正確に分かりやすく内容を伝える

読み手側に伝える必要があることは、5W2Hで表すようにします。重要な内容であったり具体的な数値が入ることから、読み手側が読みやすいように箇条書きで表すなどの工夫を行なうようにしましょう。ビジネス文書を書くうえで最も重要な部分ですので、最終チェックも忘れないようにして下さい。

5W2Hにどういった内容を記載すればいいのか、以下にご説明をしておきます。

・when(いつ)・・・発信日、開催日時、決済日、期限、期間など
・where(どこで)・・・住所、集合場所など
・who(誰が)・・・発信者名、対象者名など
・what(何を)・・・件名(簡潔でかつ具体的に分かりやすく)
・why(なぜ)・・・目的、根拠、企画、方針など
・how(どのように)・・・状況の説明と方針(文書作成の経緯と今後の動きを明確に)
・how much(いくら)・・・予算、見積もり、費用、注文量などのお金に関連する数値

【ポイント4】誰にでも分かりやすい表現を

曖昧な表現は、人によって受け止め方が変わってしまう可能性があります。ですので、形容詞や副詞は出来る限り使用せず、具体的に数値などを入れて文書を作成し、誰もが同じ解釈が出来るようにしておきましょう。

【ポイント5】基本のフォーマットを利用する

基本のフォーマットを利用して文書を作成することで、文書を作成するのが楽になるのはもちろんのこと、見る側も非常に理解をしやすくなります。会社によっては、社内文書に規定の書式を使用していることもあるくらいです。基本のフォーマットをあらかじめ作成して保管をしておくことで、相手に伝わりやすい文書を作成することはもちろんのこと、仕事の効率化にも繋がります。

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