ビジネスマナーの基本

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4.効率よく仕事を進める

仕事の指示を受ける際は、まず、話を聞きます。その上で、質問があれば質問をし、与えられた指示を理解してください。また、スケジュールについては必ず守ってください

仕事を始めるにあたって

初仕事は、コピー取り、帳簿整理といった雑務を中心にから始まると思います。まずは、与えられた業務を誠実にこなす事を心がけてください。雑務だからと、気を抜いたり、不機嫌に引き受けるなどはもってのほかです。

また、組織に所属して仕事をするのですから、疑問点は、指示をくれた方に相談する様にしてください。自分勝手な判断で仕事を進める事は厳禁です。

効率を考えた仕事の進め方

①仕事の開始

・声を掛けられたら返事をし、駆けつける。
★筆記用具の持参は必須です。

・仕事の指示を受ける
★目的、進め方、締め切りなど要点をメモする。

・疑問点・不明点を確認する
★指示が一通り終わるのを待ち、まとめて疑問点・不明店を確認する。

・要点の復唱をする
★要点を声に出して復唱する事で、指示を出した方に理解度を示す事ができます。勘違いなどあれば、その時点で修正して貰う事ができます。

 

②スケジューリング

・スケジュールと優先順位
★スケジュール…締め切りは必ず守るべきものです。スケジュールの間に合う様、逆算して作業の予定を確認します。スケジュールに無理がある場合は、上司に相談し、判断を仰ぎます。

★メンバー…メンバーが複数名の場合は、自分の担当分が終了次第、手伝える事が無いか声を掛ける事を心がけてください。メンバーが自分だけの場合も、できるだけ早く仕事を進め、終了次第、報告してください。

★優先順位…複数の仕事の指示を受けた場合、優先順位については、上司に確認する必要があります。基本は、納期の早い方を優先します。

・実務
★スケジュールの守り方

・長いスパンの仕事…予定が順調にこなせているか1日の終わりに確認する事が重要です。遅れがある場合は、上司に相談する必要があります。

・短いスパンの仕事…1日の中で、細かく時間を区切ってスケジュールを立てる必要があります。

★ミス・時間のロスの防止…上司に進捗状況や作業中に生じた疑問などを報告または相談する事を心がけておくと、ミスや時間のロスを防ぐことができます。

③報告

★仕事の終了後は、必ず、上司の方に報告をあげてください。報告をもって仕事が終了します。

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