ビジネスシーンでは、取引先をもてなす接待に参加する場合があります。新入社員は、接待のセッティングを命じられる事もあるかと思います。接待は、仕事を円滑に進める為に、コミュニケーションを図る場でもありますので、お決まりのパターンで終わらせるのではなく、取引先に喜んでもらえる工夫を考えてみる事をお奨めします。また、接待を自己判断で行なってはいけません。接待を行なう際は、必ず上司に報告しておく必要があります。

接待をセッティングする際は、同席するメンバーの「格」について考慮しておく事が大切です。取引先の部長クラスの方の出席が予定される場合は、自社についても部長クラスの出席が必要になります。格の低い者が格の高い方をもてなすのは、接待のマナーに違反します。

接待の心構え

接待の目的を把握する

接待のセッティングを依頼された場合も、参加を求められた場合も、どの仕事に関係しているものなのか、目的がお礼であるのか、謝罪であるのかといった事を把握しておく事が大切です。

接待する取引先に配慮する

取引先が喜んでくれそうな場所、料理を考慮する事が、接待を成功させる秘訣です。また、過剰すぎるサービスは、見返りを求めている事が露骨に伝わりますので取引先が不快に感じる場合もありますのでご注意ください。

接待の流れ

①取引先にお誘いをかける。

②場所、お店を選び予約を入れる。

お店の予約の前には下見をしておく事をお奨めします。下見では、お店の雰囲気、広さ、お手洗いの位置などを確認してください。下見で問題が無いようでしたら、お店の方に接待で利用する事を接待し、便宜を図る必要があればお願いしておきます。

③準備金は2日前までに、手土産は前日までに準備しておきます。

④接待の当日は、出迎えをする為に早い目にお店に行きます。

⑤接待中

取引先の方の話に耳を傾けた上で、取引の話だけに偏らないように、広げられそうな話題を提供するように心がけます。

⑥支払い

支払いは目立たないように、頃合を見計らって済ませておく事をお奨めします。

⑦お見送りをする

手土産を準備している場合はお渡しし、電車の場合はホームまで一緒に向かいます。タクシーの場合はドアが閉まる前に挨拶を終え、タクシーが見えなくなるまで全員で見送ることをお奨めします。

接待のポイント

申込み方

明らかに接待だと分かる直接的な申し込みをする事はお奨めできません。「ご招待したいお店がありまして」、「先日の感謝の意味をこめてお食事でもいかがでしょうか」といった申込み方をしてください。接待の日時については、先方の都合を優先して決定します。格式を重視する接待の場合は、招待状が必要になる場合があります。

お店の選択

取引先の格式や参加者の好みなどを考慮した上でお店を選んでください。社内の先輩などに適したお店が無いか確かめると失敗がないと思います。お店が決定したら、取引先宛にお店の名前と場所、地図などをメールで送付しておく事をお奨めします。

メニューの選択

コース料理を予約しておけば、当日、メニューを選択する時間が省けますし、お店側が料理を出すタイミングをはかってくれますので安心です。また、取引先の方に苦手な食べ物が無いか確認しておき、お店側に伝えておく配慮が必要です。

支払い時の配慮

支払いは目立たないところで済ませておくとスマートです。頃合を見計らって中座して済ませてしまう事をお奨めします。接待の場を終えてお見送りをするまでをスムーズに運ぶ事ができます。支払い時には、領収書の宛名に誤りが無いかご確認ください。また、3万円以上の支払いの場合は、収入印紙が付けられているかについても確認する必要があります。

二次会の誘い

二次会については、行なわなくても大丈夫ですが、場の雰囲気をみた上で誘ってみてください。二次会のお店への移動をスムーズにこなす為にも、予め取引先の方の好みに応じた二次会のお店をいくつか選定しておく事をお奨めします。一次会に選んだお店よりはくだけた雰囲気のスナックやバーを選んでください。

アルコールが苦手な場合

アルコールが苦手な場合は、1杯目は付き合い程度で構いませんからアルコールに口をつけてください。2杯目以降はソフトドリンクに切り替えても大丈夫です。取引先の方についても、アルコールが苦手な方がいらっしゃる場合は、配慮する必要があります。

接待時の注意事項

・社内の取り決めで接待が禁止されている場合もありますので、個人の判断で接待を申込む事はおやめください。

・相応しいお店を選択してください。チェーン店の居酒屋で接待を行なうなどはもってのほかです。

・取引先の方をもてなす場です。自分が楽しく飲食する場ではありません。また、過度な飲酒により酔いつぶれてしまうなどの行為は、完全に信用を失くしてしまいますので、飲酒はおつきあい程度に留めておく事をお奨めします。

・度を越えてアルコールを奨めたり、二次会に誘ったりする事はおやめください。

・接待は、単なる食事会ではありませんが、あくまでも食事を楽しみ親睦を深める場である事を前提としてください。直接的に仕事に関する話題をすると場がしらけてしまいますので、配慮する必要があります。

入店・乗車の順番

出席者が複数名いる場合は、格の高い方にまず入店して貰います。次に、女性の方、平社員という順序になります。その後、自社の格の高い順番で入店します。接待をセッティングした人物が一番最後に入ります。入店後に席に着く順番、タクシーなどを利用する場合も同じ順番となります。

接待前の準備

手土産については、上司に確認し、必要な場合は前日までに準備します。日持ちがする菓子折りを選ぶ事をお奨めします。当日、送迎が必要な場合は、送迎車の手配を済ませます。

当日の準備

相手より先に店に到着しておく必要があります。また、携帯電話については、電源を切っておく事をお奨めしますが、緊急の連絡が入りそうな場合は、マナーモードにしておきます。煙草については、相手が吸わない場合は、遠慮する必要があります。

車の席次

タクシー：運転手の後ろの後部座席が上座になります。新入社員は、後部座席の中央、助手席に乗る事になります。

マイカー：誰が運転するかによって上座が決まります。上司や取引先の方が運転する場合は、助手席が上座となります。新入社員が運転する場合は、タクシーを利用する場合と同じ席次になります。

酒席以外の接待

接待は、必ずしも酒席だけで行なわれるわけではありません。酒席以外の接待についてご紹介します。

ゴルフ

ゴルフで接待をする場合は、取引先の参加者のハンディ、キャリアについて配慮する必要があります。相手のハンディやキャリアを考慮してコースをお選びください。また、こちら側の参加者についても同等のレベルの者を集める事をお奨めします。ゴルフについては、経験の浅い方や未経験者に参加を求めると、参加者の負担になりますのでご注意ください。

ゴルフの接待では送迎付が基本になります。車を手配し取引先の方の自宅に送迎する必要があります。また、プレーするグループについてもハンディとキャリアを考慮して決める必要があります。プレー後に会食をする場合は、予めお店を予約しておく必要もあります。

カラオケ

カラオケは主に二次会に利用される場合が多いですが、取引先の参加者の希望によっては、接待の場として利用する場合もあります。

1曲目は、相手側に勧めてください。譲られた場合は、素直に引き受けてください。カラオケ接待では、自分の選曲ばかりしたり、相手の方の持ち歌を歌ったり、自分の歌に酔いしれたり、全く歌わないでいるなどの行為はマナー違反だといえます。楽しむ事は必要ですが、あくまでも接待の場である事を忘れないでいる必要があります。

釣り

取引先の方の趣味に合わせて釣りを接待に利用する事も考えられます。釣り接待を行なう場合については、送迎が必須になります。また、釣れなかった場合の対応についても考えておく必要があります。

予め、釣れるポイントをチェックしておく事をお奨めします。釣りの場合も他の接待と同様に、接待する側が楽しみすぎない事が重要です。相手側をもてなす事を念頭においておく必要があります。

釣りの後の会食には、釣った魚を料理してくれたり、地元の新鮮な魚料理が食べられるなどといった釣り接待独自のお店を選んでおく事をお奨めします。

観劇・観戦

相手の好みに応じた観劇や観戦のチケットを渡しておくと、お互いに気遣いが少なくてみます。日時、枚数などについて配慮する事も必要です。

観劇、観戦に同行する場合は、自分が夢中になりすぎない必要があります。特にスポーツ観戦を利用する場合は、自分の贔屓のチームへの応援に熱が入り過ぎないようにご注意ください。

接待を受ける

取引先をもてなすのではなく、もてなされる側になる場合もあります。接待に招待された場合、接待の目的について理解しておく必要があります。見返りを求めていたり、自分に決定権がある事が期待されている場合は、返答は慎重に行ってください。

懇親が目的である場合は、参加して問題ないですが、相手の参加者を確認しておく必要があります。格が上の方が参加する場合は、同等の格の者の参加が必要かどうか上司に相談した上で、返答してください。

１．出欠の返答は上司に相談する
誘いを受けた場合は、まず、上司に相談してください。企業により接待が禁止されている場合がありますので、出欠の返答については自己判断で決めてはいけません。

２．指定された時間に訪れる
接待される側が、接待する側より早い時間に到着してしまうと、相手に気まずい思いをさせてしまう事になりますので、指定された時間に到着できるようにしてください。

３．謙虚さが必要です
接待される側になると、丁寧な扱いを受ける事になりますが、謙虚さを失くしてしまわないように気をつけてください。相手側に格上の方が参加している場合は、上座に座る事を辞退するのがマナーです。

４．軽率な判断は避ける
もてなしを受けて調子に乗せられ、社内の秘密事項を漏らしてしまったり、決定権を持たない事について約束を交わしてしまうと、後で問題になる可能性がありますので、ご注意ください。

５．過度な手土産、金銭を受け取らない
相手によっては、必要以上に豪華な手土産や金銭を準備している場合もあるかもしれませんが、そういった品物や金銭については受け取ってはいけません。相手の気持ちに配慮した上で断る必要があります。

６．お礼の連絡を入れる
接待を受けた後は、翌日にお礼の連絡を必ずいれてください。

７．上司に報告する
接待を受けた後は、上司への報告も行なってください。接待の場での出来事、手土産をいただいたらその事についても報告します。

上司が受ける接待に同行する

上司の方が接待される場でどんな態度をとっていたとしても、謙虚な態度で参加してください。ですが、遠慮しすぎてしまうと、相手の方が困ってしまいますので、会話の流れを把握して適度に参加したり、料理を楽しむなどして接待を受けている事を楽しんでください。

上司が受ける接待に参加する事で、接待について学ぶ事ができます。接待する側・される側の態度や雰囲気などを把握しておく事をお奨めします。また、お店側の対応なども確認しておくと、接待のセッティングを任された際に役立たせる事ができます。

二次会について

接待を受ける場合は、二次会についてこちらから提案する事はマナーに反します。また、接待される側であっても、高価な料理やお酒を自らオーダーする事もマナーに反します。

話題について

酒席ですので失言にはご注意ください。人の噂話や愚痴、政治や思想、宗教などは話題にするべきではありません。また、お詫びとして設けられた席である場合は、その事についてはこちらからは触れないでいるという配慮が必要です。

接待を辞退する場合

・企業によっては、接待を禁止している場合があります。そういった際に、誘いをうけた場合は、自社の方針で受けられない事を正直にお伝えください。事情を伝える事が相手側への配慮にもなります。

・上司の許可がおりない場合は、その理由を把握した上で、相手の方の気持ちに配慮した言葉でその旨をお伝えください。

 

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