ビジネスメールのやりとりの中で、送信した後にミスに気付くこともあります。ここでは、ビジネスの場でありがちなミスについて、対処法をQ&A形式でまとめてみました。
- 同じような内容のメールを複数の企業に送信する時、コピーペーストをしていたら、日付と金額を変更しないで、そのまま送信してしまいました。
- 送信前に内容をきちんと確認すること
メールの文章のフォーマットがほとんど同じの場合は、件名・宛先・宛名・金額などを変更すればメールを作成する時間の手間を省けると思うかもしれませんが、実はここに落とし穴があります。
このようなミスをしないように、個別に変更する箇所があれば、下線を引いておくと良いでしょう。メールを送信する前には、下線を引いた部分の内容について、送信する相手と合っているかどうか、きちんと確認すること。
急を要する内容であっても、送信する前にきちんと確認してミスがないように注意しなければなりません。 - 先方の担当者と面識のない社内の人の名前を、メールのCCに加えて送信することは問題ないでしょうか？
- 送信したメールについて一言説明の文章を付け加えること
仕事関係の情報を社員で共有することはよくあると思いますが、先方の立場から見ると、「この人は誰？」と思われることもあります。
本文の冒頭、先方の企業名、部署名、氏名などを書いた後に、「この案件に携わっている弊社の○○(社員の名前)にも送信しております」といった説明を一言付け加えておくと良いでしょう。
すでに送ってしまっている場合は、「先ほどは失礼いたしました。CCに加えているのは、当案件に携わっている弊社の○○です…」と説明しておくと良いですね。 - 同じ案件について同じ相手に送信するメールで、件名を変えないままメールを送信していたら、必要な情報がどこにあるのか、わからなくなってしまいました。
- 件名は相手にわかりやすく伝えるためにも変更すること
メールの送受信を頻繁にしていると、このような事態になることはあります。件名の頭の部分には、「RE:RE:RE・・・」となりますので、ずっと同じ案件が続いていても、後になってメールを探しやすくするためにも、件名は途中で変更するのが望ましいでしょう。
件名を新しく書き換えておくと、自分にとってもメールを受け取った相手にとってもわかりやすいので、良い印象を持たれることと思います。 - 相手からの返信が届かないため「お送りいただけましたでしょうか」と確認メールを送信したのですが、後になって迷惑フォルダに入っていたことに気付いてしまいました。
- 相手には迷惑フォルダに入っていたことを伝えないのがマナー
初めてメールをやりとりする相手だと、このようなトラブルが生じることがあります。相手からの返信がないことに気付いたら、その時点で先に迷惑フォルダに届いていないか、チェックしましょう。
迷惑フォルダに入っていたことに気付いた場合、正直に伝えるのは失礼なので、避けたほうが良いでしょう。言葉を変えて「別のフォルダに届いておりました。」とやんわりと伝えること。
そして、先方がメールを送信したにも関わらず、こちら側の確認が遅れたことについて、非を認めるとともに「申し訳ありません」との言葉を添えておくことも忘れずに。 - 相手に添付ファイルを送ったことについて伝えていなかったため、相手が確認するのが大幅に遅れてしまいました。どのように対処すれば良いですか？
- 必ず本文中に「添付ファイルがあること」を記載し、相手に伝えること
メールを受け取った相手は、メールの本文に添付ファイルと一緒に送ったことについて書かれていなかった場合、見落とす可能性は十分にあります。添付ファイルを送信する場合、「ファイルを添付しますので、ご確認下さいませ」と、一言を必ず添えること。急いでメールを送信すると、肝心の一言が抜けてしまう場合もありますので、注意が必要です。
また、ファイルを添付したつもりができていないと、大きなミスにつながることも。添付ファイルを送信する場合は、送信前に「内容の確認」と「添付ができているかどうかの確認」を忘れないようにしましょう。万が一、添付ファイルを送信したつもりで、忘れていた場合は、再度送りなおし「さきほどは、大変失礼いたしました」と一言を添えるのがマナーです。
大切なファイルであれば、メールを送りっぱなしにするのではなく、送信した後に必ず確認を。 - プライベートで使っているGメールのアドレスから、ビジネスの相手にメールを送ったため、ビジネスでは恥ずかしい自分のアイコンが相手に表示されてしまいました…。
- Gメールを使用せざるを得ない場合は、一言添えておくこと
メールの内容はしっかりしていても、やはりビジネスの場ですから、今後はこのようなことがないように、注意しなければなりません。相手が不快に思うかどうかはわかりませんが、その人の人間性が疑われることもあります。
どうしてもプライベートのGメールを使用せざるを得ない場合は、アイコンや写真の表示について、メール本文の冒頭で一言添えておくなど、配慮すること。
プライベートで使用するメールアドレスやアカウントと、ビジネスで使用するメールアドレスやアカウントをきちんと使い分ける習慣をつけておけば、今後はこのような失敗をしなくて済みます。 - 会社のメールをスマホのメールに転送して確認したときに、添付ファイルが表示されなかったため、相手に「添付ファイルがなく、送信されてきた内容が違っているようですが」とメールしてしまいました。
- データを受け取ったことを相手に連絡して、内容の詳細は必ず社内にてパソコンで確認すること
スマホでメールを確認する場合に注意しなければならないのは、パソコンで閲覧するのとは同じように表示されない場合があるということです。また、データの内容によっては、表示されない場合や、改行の位置が異なる場合もあります。
データの内容そのものが違っている場合は、そのことを相手に知らせることは大切ですが、その前に自分自身がデータをきちんと閲覧できる環境にあるのか、忘れないことが大切。
スマートフォンなどでメールを確認する場合は「データを確かに受け取りました」の一言と「外出中なのでスマートフォンにて確認いたしましたが、添付ファイルの内容については社に戻ってから、改めてパソコンで確認させていただきます」と添えておくと良いでしょう。