ビジネスメールで押さえておきたい７つのポイント
現代は、電話や手紙で連絡するよりも、メールのやりとりで簡単にコミュニケーションがとれるので便利ですが、使い方を一歩間違えると、ビジネスの相手に対して不快な思いをさせることもありますので、注意が必要です。
ビジネス関係のメールのマナーは、常に同じであるとは限らず、日々変化しているところもありますので、自分ではこれがビジネスの常識だと思って、相手にメールを送信したつもりでも、ビジネスの相手にとっては、非常識だと受け取られることもあるかもしれません。
相手にメールを送信する前に、今の常識について、再確認するとともに、どのような点に注意すれば良いのか、見直してみましょう。
メールでのビジネスマナー その1
ビジネスの相手からメールを読んだら、すぐに返信すること
ビジネスの場においては、できるだけ早めに返信するのが基本です。今ではパソコンのメールアドレスに届いたメールでも、携帯電話やスマートフォンでメールが見られるので、メールが届いて読んだ後は、そのままにせず「メールを読んだ」ことを相手に知らせるましょう。
携帯電話やスマートフォンから返信する場合、通常とは異なるメールアドレスから送信することになる場合も。その時は、その旨を一言添えると良いでしょう。
CCに自分のパソコン用のメールアドリスを登録すると、ビジネスの相手に対しては本人であることの証明になるので、より丁寧です。
メールでのビジネスマナー その2
本文が30行以上もの長い文章のビジネスメールは送信しないこと
本文が30行以上もの長い文章のメールは、自分にとっては正確に用件を伝えたつもりでも、相手には読みづらくなります。
文章を長く書くよりは、企画に関する説明や仕事の具体的な内容などについて、別にPDFファイルなど文書にして、添付ファイルとして送りましょう。その方が相手にとっても読みやすくなります。
手紙の場合は、文章の最初に「拝啓」と書いて、その後に季節に関する文章が入ります。「桜の花が咲く季節となりました」「新緑の季節となりました」といった文章を添えて挨拶文にしますが、ビジネスメールでは、できるだけ明瞭簡潔に、きちんと用件を伝えるのが先。時候に関する挨拶文は省略して、文章の最初は「お世話になります。」程度にとどめておいて、その後に用件を簡潔にまとめると良いでしょう。
メールでのビジネスマナー その3
急ぎの用件を伝える場合はメールとプラスアルファで念のため確認を
メールを送信したのに、何らかの原因でメールが相手に届いていないケースもあります。急を要する用件について書いたのになかなか返信が来ないと、こちらも困ってしまうもの。大事な用件なのに相手に伝わっていなければ、大変なことになるかもしれません。
このような事態が起きないように、急ぎの要件や大切なメールを送信した後は、相手に電話をして、メールを確認してもらうように伝えましょう。社外に出てしまっている場合は、緊急度にもよりますが、取り次いだ担当者に連絡してもらう、相手の携帯電話番号を知っている場合は電話をかけたり、ショートメールで伝えたりして、確認をお願いしましょう。相手とLINE等で連絡を取り合っている場合は、そういったアプリを活用しても良いでしょう。
メールでのビジネスマナー その4
ビジネスメール1通につき、伝える用件は1つだけにすること
ビジネスメールは1通につき、1用件にするのが基本と心得ておきましょう。受信したメールを後日確認することも多々ありますので、その時にメールをすぐに見つけられるように配慮すること。
メールを送信する時は、必ず用件ごとにタイトルをつけるのが基本です。相手からのメールに返信する時には、タイトルをつけるのを忘れてしまい、そのまま送ることもありますが、1通ごとに何の内容について書かれているのか、どのような用件を伝えようとしているのか、分かりやすくすることが大切です。
同じ相手に何度かメールを送る場合も、進行中の案件が複数である場合は、どの案件の内容か分かるようい、必ず案件ごとにタイトルをつけて送信しましょう。
何通か連続して送信する場合は、「何度もすみません」「メールが連続してすみません」と一言添えておくと良いでしょう。
メールの件名は、用件について相手に明確に伝わるように簡潔に書くのが基本です。例えば、打ち合わせをすることについてメールを送る場合は、「打ち合わせの件」と書かれていたのでは、あまりにも簡潔すぎて何の打ち合わせなの伝わりません。「5月20日(金)午前11時の打ち合わせの件」といったように、打ち合わせをする日時について、件名に含めると良いでしょう。
メールでのビジネスマナー その5
添付ファイルを送る場合、4MB以上のファイルはデータ転送サービスを利用すること
ビジネスメールを送信する際に、文章だけではなく、添付ファイルを送ることもあります。データ内容によっては、大容量になることもありますが、サーバーによって、大容量のデータの送受信ができない場合も考えられるので気を付けましょう。
大容量のデータをメールで送信する場合、4MB以上のデータを送信する時は、データ転送サービスを利用すると良いでしょう。「Firestorage」や「宅ふぁいる便」など、無料のデータ転送サービスを提供している業者もありますので、ぜひ活用を。
頻繁にデータのやりとりをする相手であれば、無料サービスのdropboxを利用する方法もあります。相手に送るファイルには、ページ数が多いものや画像、写真が入る場合もありますので、思ったよりもデータの容量が大きくなることもあります。
メールでのビジネスマナー その6
ビジネスメールを送信する前に!添付ファイル名と宛名の設定にも気を配ること
ビジネスメールを送る前に、件名と文章について確認することはもちろん、添付ファイルを送る場合は、ファイル名の設定もきちんとチェックしましょう。
宛名については、相手の名前が呼び捨てになっていないかチェックを。大事な取引先ですから、必ず名前の後に「様」をつけましょう。添付ファイルに相手の社名や名前を入れる場合にも、必ず「様」をつけること。
今やパソコンでメールのやりとりをするのは当たり前の時代ですから、ビジネスメールのやりとりについて、最低限のマナーを心得ておかなければなりません。「私はパソコンのことは、あまり詳しく知らないので」という理由で、ビジネスメールの基本を疎かにしていては、相手には失礼になることもありますので、きちんとしたマナーを心得ることはもちろん、パソコンの操作もある程度はマスターしておきましょう。
ビジネスメールの書き方によっては、ちょっとしたことが相手に不快な印象を与えてしまい、仕事に影響が出てくる可能性もあります。細かく気を配ることで、相手とのコミュニケーションも円滑で良好なものになりますので、細部まで確認してから送信するようにしましょう。
メールでのビジネスマナー その7
メールの内容により、引用履歴は臨機応変に削除すること
ビジネスメールでは、引用履歴を残しておいたほうが、相手とのやりとりについて把握できるので便利ですよね。
しかし、メールの内容によっては、それほど重要ではないものもあります。あまりにも長い場合は、必要な部分だけを残すなど、臨機応変に対応するように工夫を心がけましょう。
相手とメールのやりとりが頻繁になると、引用履歴が膨大な量になることもあります。とくにメールに添付ファイルを送る場合は、一番下に添付されるので、確認する時に時間がかかってしまいます。
添付ファイルがある場合は、すぐに開けるように、これまでの履歴を削除しても問題はありません。また、履歴が長いと署名が何か所も出てくるため、不必要な内容はできるだけ削除するようにしましょう。