取引先の企業を訪問する際は、まず、アポイントを取る必要があります。アポイントは相手の都合を優先してください。重要な用件で訪問したい場合は、まずは、文書で申し入れした後、電話で連絡を入れます。アポイントを取った後は、当日、必要な資料などを揃えます。当日は、時間厳守で訪問してください。
訪間のマナー
訪問先への交通手段や所要時間について予め確認しておきます。場合によっては、地図などを準備しておく事をお奨めします。
商談に必要な資料、名刺など忘れ物が無いか確認しておきます。資料、名刺などは余分に準備しておく事をお奨めします。
訪問先に失礼が無いように、清潔感のある身なりを心がけてください。出掛ける直前に鏡などで確認する事をお奨めします。
遅刻する事の無いように、10分前には訪問先に到着する様に余裕をもって行動する事をお奨めします。
アポイント申し込み時のマナー
ビジネスシーンで人に会う際は、アポイントが必ず必要です。また、初めて訪問する相手の場合は、1週間ほど前までにはアポイントを入れておく必要があります。
アポイントを入れる際には、まず、用件についてお伝えください。その上で、訪問ができるかいなか判断を貰ってください。また、訪問に要する時間なども伝えると予定をとって貰いやすいです。例えば、「先日、ご依頼いただきましたお見積もりの件で、30分ほどお時間頂戴できませんでしょうか」などとお伝えください。
日時については、先方のスケジュールを優先させますので、先方の希望の日時を確認してください。先方の指定した日時にこちらの都合がつかない場合は、代替案を提案してみてください。
訪問の前の準備
初めて訪問する企業の場合は、企業と先方の担当者についての下調べをしておきます。また、アポイントの申し込みから当日までに時間が空いた場合は、訪問の前日には、メールまたは電話でアポイントについて確認をしておく事をお奨めします。
アポイントに遅刻しそうな場合は、必ず、訪問先に連絡を入れ、遅刻の理由とおおよその到着時間を伝えてください。その後、訪問が可能かどうか、先方の指示に従ってください。
受付でのマナー
訪問先に到着したら、コートやマフラー、手袋などは建物に入る前に脱ぐ必要があります。コートなどは片手に持ち受付を訪れてください。傘は、傘立てがあれば傘立てに入れ、無い場合は、外で水滴をしかりと落とした後で建物内に持ち込みます。
受付では、社名と所属、名前、訪問先の部署と担当者名、アポイントをとってある事を伝えてください。その後は、受付担当者の指示に従います。アポイントなしの訪問時のマナー
営業担当者の場合、新規開拓の際にアポイントなしの訪問が必要になる場合があります。無理な訪問を可能にする為には、先方が忙しくしている時間帯を予め調べておく事をお奨めします。訪問を断られた場合は、名刺を渡してくれるよう、受付の方にお願いしてください。
転勤、退職などで、お世話になった取引先の方に挨拶にいく場合は、アポイントを取る必要はありません。まず、受付で挨拶に来た旨を告げます。先方が時間をとってくれた場合は、手短に挨拶をすませる様にします。
企業の訪問時のマナー
・受付
受付では、社名と所属、名前伝えます。次に「○時に、○部の○○様とお約束しております」と伝え、取次ぎをお願いします。後は、受付担当者の指示に従ってください。面会票の記入、訪問者のカードなどを受け取る場合があります。
・応接室
応接室に通され、案内者に上座に座ることを促された場合は、断らずに席につきます。持参した荷物は床におきます。空いている椅子やテーブルの上に置いてはいけません。コートは、畳んで脇に置きます。準備しておいた資料や名刺は取り出しやすい位置に置きます。
お茶が出された場合は、自分だけに出された場合は、口を付けても大丈夫ですが、先方の分も出された場合は、口を付けずに待つ必要があります。
打ち合わせの基本的な流れについてご紹介します。
①挨拶…応接室の扉がノックされたら、立ち上がってください。初対面の場合は、挨拶の後、名刺交換をします。お土産を持参した場合は、挨拶の際に渡してください。
②雑談…いきなり本題に入るのではなく、お互いの緊張をほぐす為にも軽い雑談をしてみる事をお奨めします。
③本題…本題に入る際は、まず、結論から伝えた後に、状況説明を行なうと、スムーズに進行する事ができます。
④まとめ…打ち合わせは、訪問側が切り上げるのが原則です。打ち合わせで決定した事項を確認した後で、締めてください。
⑤辞去…訪問側から「お時間頂きまして、ありがとうございます」などと、アポイントについてのお礼を告げて、応接室から退出します。
見送りを受ける際のマナー
見送りを受ける際は、エレベーターの前などで「こちらで結構ですので」と申し出るのがマナーです。コート、マフラー、手袋などは建物の外に出てから着けてください。受付の前を通る際は、受付担当にもお礼を告げると印象が良いです。
帰社後の対応
帰社後は、周囲に社に戻った事を示します。ホワイトボードがある場合は、記入してあった訪問先を消します。
上司には、訪問についての報告をあげます。報告書が必要な場合は、作成します。
訪問によって、先方が無理なお願いを受け入れてくれたり、重要な取引を交わした場合は、メールで挨拶をしてください。頻繁に打ち合わせを行なっている相手であれば、挨拶の必要はありません。
個人宅への訪問時のマナー
ビジネスで個人のお宅を訪問する際は、通された部屋以外には入らない。お手洗いを借りる場合は必ず許可を得る。タクシーを利用して訪問する場合は、少し手前で降りる様にするなどといった配慮が必要です。
個人のお宅を訪問する際は、訪問時間の配慮も必要です。早朝、食事時間、夜遅い時間は避ける必要があります。平日の午前10～11時、午後2時～4時の間にアポイントを申込むことが望ましいです。また、忘れられていたり、予定がかわってしまったりする可能性がありますので、訪問時間の1時間前には電話で確認をとっておく事をお奨めします。訪問は、1時間以内、長くても2時間にはおさめる必要があります。
企業への訪問以上に身だしなみには気をつけてください。個人のお宅への訪問の場合、靴を脱ぐ事になりますので、靴下、ストッキングが清潔であるか、靴の中敷についても清潔であるか確認しておく事をお奨めします。また、コート、手袋、マフラーなどは、玄関の外で脱いでおいてください。
約束の時間より早く訪問してしまうと、先方が困ってしまう場合がありますので、約束の時間より３～５分ほど遅れて訪問する事をお奨めします。
靴を脱ぐ
１．玄関の中央を少しだけ避けて立ち、正面を向いたまま脱ぎ家に上がります。
２．式台に斜めに座り、靴をそろえ端に置きます。靴をそろえる際は、つま先は外に向けます。
椅子に座る
１．椅子の左側に姿勢良く背筋を伸ばして立った姿勢から、左足を半歩前に出します。次に、右足を椅子の前に移したら、両足を揃えます。
２．片足を後ろにひき、ふくらはぎを椅子につけながら静かに腰をおろします。腰を下ろしたら、両足を揃えます。
和室・ふすまの扱い方
１．ふすまの正面に座ります。手を引き戸にかけ、まず、手が入る程度開きます。
２．手をふすまの下から25cmあたりに移し、体の半分ほどの幅にふすまを開きます。
３．先ほどと反対側の手で、体が通るくらいの幅にふすまを開いたら、会釈をして立ち上がり、入室してください。
座布団の使い方
１．座布団の左側に正座し、軽く握った両手を座布団の上にのせてください。
２．両手を支えにして片膝ずつ動かしたら、座布団の後ろの方に両方のひざを乗せてください。
３．手をついたまま、座布団の上を膝で移動し、座布団の中央まできたら正面を向き姿勢を整えます。
和室の席次
和室の席次は、入り口から遠く、床の間に近い位置が上座となります。床の間が無く、庭が見える部屋の場合は、入り口から遠く、庭が見える場所が上座となります。
※①から順に上座→下座
和室でのマナー
和室では、畳のへりは避けて歩く事がマナーです。また、敷居、座布団も踏む事もマナーに反します。
和室では、立ったままおじぎをする事は、相手を見下す事になるのでマナーに反します。
先方が足を崩すことを勧めてくれた場合、崩した足を上座に向ける事はマナーに反します。崩した足は下座方向に向けてください。
社外での打ち合わせについて
打ち合わせが決まったら、場所の地図やこちらの携帯電話の番号などを先方に連絡しておきます。
社外で打ち合わせをする際は、ホテルのラウンジ、静かな喫茶店などを選びます。できるだけ空間にゆとりがある場所を選ぶ事をお奨めします。また、最寄り駅から分かりやすい場所にあることも必要な条件です。
打ち合わせの当日は、予定の10分前には入店し、入り口が見える位置に座って待ってください。初めての相手と待ち合わせをした場合は、自分の特徴などを予め伝えておきます。
打ち合わせは、相手が到着し、注文した飲み物が席に届いてから始めてください。社内と異なり、周囲に配慮して大きな声を出したり、機密事項を口にする事はおやめください。
ホテルのラウンジなど静かな所で。喫茶店なら窮屈な店は避けます。駅から近く分かりやすいことも条件。当日は、約束の１０分前に入店し、入り口が見える席に座って待ちます。自分の特
徴などを相手に伝えておきましょう。打ち合わせは飲み物が来てから始めます。不特定多数の人物が周りにいるので、大声や機密事項は厳禁です。
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